بهترین راهکار های اجرای دورکاری در یک سازمان

زندگی همان طور که می دانیم برای اکثر مشاغلی که مجبور شدند برای مدیریت کارمندان خود دورکاری را برنامه ریزی بکنند تغییر شگرفی کرده است. برای آن دسته از کارکنانی که شانس کافی برای داشتن شغلی را دارند که می توانند از راه دور انجام دهند ، بسیار خوب و موثر بوده است.

بیشتر سازمان ها به کارکنان این امکان را می دهند که حداقل تا زمانی که این همه گیری کووید 19 ادامه دارد از راه دور کار کنند. تعداد این شرکت ها به جهت دورکاری یک شبه سر به فلک کشیده است. برخی از سازمان ها دورکاری را در تلاش برای پیروی از دستورالعمل ها و رعایت پروتکل های اجتماعی و فاصله گذاری اجتماعی ، حمایت از تعادل سالم کار و زندگی ارائه می دهند. در حالی که برخی دیگر این کار را در جهت کنترل افزایش هزینه های سربار انجام می دهند.

اهمیت دورکاری در شرایط کرونایی

با گسترش و پیشرفت چشمگیر اپیدمی کرونا ، بدون شک خیلی از مدیران حداقل یک بار به دورکاری پرسنل خود فکر کرده‌اند. در شرایط کنونی ، دورکاری می‌تواند با جلوگیری از حضور فیزیکی کارمندان در شرکت ، خطر انتشار ویروس کرونا را به حداقل برساند. همچنین کارمندان می‌توانند بدون اینکه خلل و ایرادی در روند کاریشان پیش بیاید ، در خانه وظایف شغلی خود را انجام دهند.

تفکر دورکاری در خارج از ایران چندین سال است به وجود آمده و ترویج داده شده است. در کشور ما نیز به علت به وجود آمدن شرایط کنونی ، توجهات به آن جدی‌تر شده‌ است. این روش در صورت سود بردن از زیر ساخت مناسب و پیاده‌سازی درست ، حتی در نبود کرونا نیز منفعت‌ های زیادی را برای مدیران و کارمندان در پی خواهد داشت. از جمله این مزایا می‌توان به صرفه‌جویی در زمان رفت و آمد ، هزینه کمتر ، کاهش ترافیک و آلاینده‌ های هوا ، کاهش تنش‌ های موجود در زندگی ، صرف وقت بیشتر افراد برای خانواده و … اشاره کرد.

مهمترین ملزومات دورکاری

امروزه ، درصد بیشتری از کار ها را می توان با کامپیوتر شخصی در خانه انجام داد. این امر موجب شده شرکت‌ های زیادی در سراسر دنیا به استخدام نیرو‌ های دورکار بپردازند. حتی با داشتن یک کامپیوتر نه چندان پیشرفته و آخرین مدل یا یک لپ تاپ عادی نیز می‌توان به انجام امور شرکت پرداخت.

یکی دیگر از ملزومات مهم کار در خانه ، داشتن دسترسی مناسب به فایل‌ ها و منابع شرکت می‌باشد. خوشبختانه فناوری اینترنت و خدمات شبکه راه حل‌ های بسیار مناسبی را برای دسترسی از راه دور به کاربران ارائه می‌دهد.

این دوری از شرکت هرگز نباید خللی در روند کاری ایجاد کند ، بنابراین یک راه ارتباطی با سرعت و امنیت بالا مورد نیاز است ، قطعی در این ارتباط نباید به وجود بیاید و همچنین مدیران باید بتوانند به راحتی امر مدیریت را انجام دهند.

بهترین روش های راه اندازی دورکاری در یک سازمان

• اتصال از راه دور به روش Remote Connection :

در این روش شما با استفاده از رایانه یا لپ تاپ خود در منزل ، به سیستم داخل شرکت وصل شده و با آن از راه دور کار های روز مره خود را انجام می دهید. یعنی تصویر مانیتور سیستم شرکت را در خانه می‌بینید و می‌توانید آن را مانند وقتی که به صورت حضوری در شرکت بودید کنترل کنید. توجه کنید در این روش سیستم شما در شرکت حتما باید روشن بماند تا بتوانید به آن وصل شوید.

از جمله نرم افزار های معروف می‌توان به AnyDesk ،TeamViewer و Connectwise Control اشاره کرد.توجه کنید که از این نرم افزار ها بیشتر برای رفع مشکلات ضروری و کوچک از راه دور و کار های محدود استفاده می‌شود. به طور کلی باید بگوییم استفاده از روش ریموت از طریق اینترنت هرگز برای دورکاری توصیه نمی‌شود.

همچنین ابزار ریموت تعبیه شده در ویندوز (Remote Desktop Connection) نیز می‌تواند این اتصال را برای شما برقرار کند. این روش یا همان به اصطلاح RDP امنیت و عملکرد کلی بهتری نسبت به ریموت از طریق اینترنت دارد.

• اتصال از راه دور با استفاده از شبکه های خصوصی مجازی :

یکی دیگر از روش های بسیار مناسب و امن ، ایجاد یک ارتباط خصوصی با شبکه داخلی شرکت است. شما می‌توانید با راه اندازی این ساز و کار امکانی را ایجاد کنید که کاربران از راه دور به شبکه داخلی شرکت متصل شده و بتوانند به فایل‌ ها و اسناد شرکت دسترسی داشته باشند. از نرم افزار های سازمانی استفاده کنند و حتی به سیستم خودشان در شرکت به راحتی ریموت کانکشن بزنند. این روش بسیار امن تر و پرسرعت تر از مواردی است که تاکنون به آن اشاره شده است.

یک دستگاه در شبکه داخلی شرکت ، باید وظیفه مدیریت ارتباط شبکه های خصوصی مجازی و خدمت رسانی به کلاینت‌ ها را بر عهده بگیرد. به چنین دستگاهی سرور شبکه های خصوصی مجازی می‌گویند. آن را می‌توان به کمک سیستم عامل‌ هایی مانند انواع لینوکس سرور ، ویندوز سرو ر، Kerio Control راه اندازی کرد.

همچنین روتر‌ های میکروتیک و سیسکو نیز توانایی پیاده سازی یک سرور شبکه های خصوصی مجازی را دارند. راه اندازی ، پیکربندی ، مدیریت امنیت و آدرس دهی به کلاینت‌ها توسط سرور شبکه های خصوصی مجازی انجام می‌گیرد. همچنین بسته به نوع سرور ، امکانات و ویژگی‌ های متفاوتی برای مدیریت ارائه می شود.

شبکه های خصوصی مجازی چیست و چگونه کار می کند؟

شبکه های خصوصی مجازی (Virtual Private Network) نام این روش خلاقانه می باشد.

خودتان را در خانه فرض کنید که با لپ تاپ یا هر دستگاه دیگری از طریق مودم به اینترنت متصل می‌شوید. دیگر اعضای خانواده شما نیز ممکن است به مودم متصل شده باشند. این ، در واقع یک شبکه خصوصی ساده است که شما در خانه دارید.

به سمت مقابل یعنی شرکت توجه کنید. اگر فرض کنیم شرکت شما یک شبکه داخلی دارد که از تعدادی کامپیوتر و سرور تشکیل شده است ، این شبکه داخلی نیز برای اینکه با دنیای اینترنت ارتباط برقرار کند نیاز به یک دستگاه روتر دارد. این دستگاه می‌تواند مانند خانه شما ، یک مودم روتر ساده باشد یا از روتر های پیشرفته تر استفاده شده باشد.

به هر حال چیزی که مهم است این است که راه ارتباطی هر شبکه داخلی با دنیای بیرون از طریق یک دستگاه روتر می باشد که به این راه ارتباطی در علم شبکه Gateway گفته می شود.

کاری که یک ارتباط شبکه های خصوصی مجازی انجام می‌دهد به عبارت ساده این است که کامپیوتر شما در منزل را عضوی از شبکه داخلی شرکت می‌کند. به این ترتیب شما همانند زمانی که در شرکت بودید و از یک سیستم استفاده می‌کردید ، بدون نیاز به آن می‌توانید به فایل‌ ها و اسناد شرکت دسترسی داشته باشید.

همچنین اگر نیاز داشتید می‌توانید با استفاده از Remote Desktop Connection که در بالا به آن اشاره کردیم، از راه دور به سیستم خود در شرکت وصل شده و از طریق آن کار های خود را پیگیری کنید.

ویژگی های اتصال از راه دور با شبکه های خصوصی مجازی

سرعت

با توجه به رشد مناسب سرعت اینترنت در سال‌ های اخیر ، شما محدودیت خاصی از لحاظ سرعت دسترسی به فایل‌ های شرکت احساس نخواهید کرد.

امنیت

پروتکل های متفاوتی برای ایجاد یک ارتباط شبکه های خصوصی مجازی وجود دارند که برخی از آن ها امنیت بسیار بالایی را ارائه می‌دهند و نیازی نیست نگران این موضوع باشید.

عدم نیاز به سیستم در شرکت

اشاره کردیم که با استفاده از شبکه های خصوصی مجازی ، کامپیوتر شخصی شما عملا عضوی از شبکه داخلی شرکت خواهد شد ، بنابراین دیگر نیازی به سیستم در شرکت نخواهد بود. این به معنی صرفه‌جویی در هزینه‌ ها نیز می‌باشد.

سهولت دسترسی

به همان راحتی که شما یک پوشه درون هاردتان را باز می‌کنید ، می‌توانید در درون کامپیوتر خود در منزل ، پوشه File Sharing شرکت را باز نموده و از آن استفاده کنید.

قابلیت اطمینان

این ویژگی در دنیای کامپیوتر به این معناست که یک ساز و کار تا چه حد می‌تواند به ما اطمینان دهد که تحت هر شرایطی به خدمات رسانی‌ اش ادامه دهد و قطعی نداشته باشد. یک ارتباط شبکه های خصوصی مجازی خوب ، از این لحاظ بسیار ممتاز است و خیالتان را از این بابت راحت می‌کند.

امکان جدا سازی سطوح دسترسی

کاربران ممکن است در شرکت از سطوح دسترسی متفاوتی برای استفاده از منابع برخوردار باشند. با استفاده از این روش هم مشکلی برای تعریف سطوح دسترسی متفاوت نداریم. مثلا هر کاربر در خانه می‌تواند از username و password خودش در شرکت ، برای دسترسی به منابع استفاده کند.

پیش نیاز های شبکه های خصوصی مجازی

• آی پی استاتیک (Static IP)

• سرور شبکه های خصوصی مجازی

آی پی استاتیک (Static IP) چیست؟

ارائه دهندگان اینترنت ، یک آدرس اینترنتی (IP) به شما اختصاص می‌دهند که تمام دنیا در اینترنت ، شما را با آن آدرس می‌شناسند. به این آدرس اینترنتی ، Public IP یا آدرس اینترنتی عمومی می‌گویند. باید توجه کنید که Public IP با آدرسی که در شبکه داخلی خود دارید متفاوت است. مثلا سیستم شما ممکن است آدرسی مانند ۱۹۲.۱۶۸.8.8 گرفته باشد، اما در دنیای اینترنت شما را با Public IP می‌شناسند. شما می‌توانید همین حالا با جستجوی عبارت What is my ip در گوگل ، Public IP خود را ببینید.

این آدرس در حالت پیش فرض در تمام ISP ها به صورت Dynamic به مشتریان داده می‌شود ، یعنی ممکن است مکررا تغییر کند و آدرس جدیدی به شما اختصاص یابد. برای ایجاد یک ارتباط شبکه های خصوصی مجازی به شرکت ، به یک آدرس اینترنتی نیاز داریم که تغییر نکند و همیشه ثابت بماند. بنابراین باید از ارائه دهنده اینترنت شرکت درخواست کنیم به شرکت ما یک Static IP یا آدرس اینترنتی ایستا اختصاص دهد. به چنین آدرسی Valid IP نیز گفته می‌شود.

ضمنا در روش استفاده از شبکه های خصوصی مجازی برای دورکاری ، نیازی به داشتن Static IP در سمت کلاینت یا کاربران در خانه نیست.

شرکت مهندسی رساتلکام ، ارائه دهنده ی خدمات فناوری ارتباطات و اطلاعات ، اعم از راه اندازی و اجرای تمامی سرویس های شبکه های کامپیوتری در آذربایجان شرقی و تبریز می باشد.

جهت مشاوره با کارشناسان ما در ارتباط باشید.